Cómo planear la migración a CONTPAQi en su empresa

La migración a CONTPAQi casi nunca falla por el software. Falla porque los datos de origen están desordenados, porque nadie decidió qué historial se lleva y qué se deja, o porque el corte se hizo en plena semana de cierre. Esta guía explica cómo pasar a CONTPAQi desde Excel, desde un programa contable o desde un ERP anterior, y cómo migrar entre versiones de CONTPAQi sin detener la facturación.

CONTPAQi es un editor mexicano de software de contabilidad, gestión y facturación electrónica para pymes, disponible en escritorio, en la nube o en ambos esquemas, con licencia anual. Esa naturaleza local pesa en la migración: el sistema nace alrededor del SAT, del CFDI y de la contabilidad como se lleva en México, así que parte del trabajo consiste en alinear sus datos con esas reglas.

Los cuatro puntos de partida más comunes

No es lo mismo migrar desde una hoja de cálculo que desde un ERP con años de historia. El punto de partida determina el esfuerzo.

Si su caso es el último, salte a la sección sobre migrar entre versiones. Para el resto, el método es el mismo.

Qué ofrece CONTPAQi para recibir datos de otros sistemas

El editor prevé la llegada de información histórica en algunos de sus productos. CONTPAQi Vende permite cargar el historial de XML provenientes de otros sistemas, y su plan Light autoriza la carga de 250 XML. CONTPAQi Nóminas, por su parte, permite la migración de los datos históricos desde otros sistemas.

Dos consecuencias prácticas:

• Los XML son su historial fiscal portátil. Si sus CFDI emitidos y recibidos están completos y ordenados, usted conserva la trazabilidad aunque cambie de sistema.
• Los límites dependen del plan. Antes de prometer a su equipo que todo el historial vivirá en el sistema nuevo, confirme qué cantidad admite el plan que contrató y qué hará con el resto.

Para el alcance exacto de cada módulo, consulte los módulos de CONTPAQi; para los costos de licencia, el precio de CONTPAQi.

Qué datos llevar y cuáles dejar

La tentación es trasladarlo todo. Es el error más caro: cada dato arrastrado es un dato que hay que limpiar, mapear y validar.

Datos maestros: se migran casi siempre

• Clientes y proveedores, con RFC, razón social, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal. Con CFDI 4.0 estos datos deben coincidir con la constancia de situación fiscal; un RFC con un error ya no se “perdona” al timbrar.
• Catálogo de productos y servicios, con la clave de producto y la unidad del SAT.
• Catálogo de cuentas contables, con su código agrupador si lleva contabilidad electrónica.
• Empleados, con CURP, número de seguridad social, salario y datos de pago.

Saldos y documentos abiertos: se migran con cuidado

• Saldos de clientes y proveedores al día del corte, documento por documento, no solo el total.
• Existencias por almacén, con su costo.
• Pedidos y compras pendientes de entrega.
• Acumulados de nómina del ejercicio en curso.

Historial: se decide caso por caso

El historial de movimientos de años anteriores rara vez justifica el esfuerzo. Lo razonable es llevar saldos iniciales y conservar el sistema anterior, o un respaldo, en modo consulta. Los CFDI sí deben conservarse, vengan o no al nuevo sistema. Su contador sabrá qué plazos de conservación aplican en su caso.

Limpiar antes de migrar, no después

Un sistema nuevo con datos viejos y sucios hereda todos los problemas y los hace más visibles. Haga la limpieza en el origen, con su equipo, antes de cargar nada.

1. Duplicados. El mismo cliente con tres escrituras de su razón social, o un artículo con dos códigos.
2. Registros inactivos. Proveedores sin movimiento desde hace años y artículos descontinuados que nadie reordena.
3. Datos fiscales. Validar RFC, régimen y código postal contra la constancia de cada cliente. Es la limpieza que más evita rechazos al timbrar.
4. Claves del SAT. Asignar clave de producto y unidad a cada artículo; hágalo una vez, bien, con apoyo de su contador.
5. Cuentas contables. Depurar el catálogo y decidir si se conserva la estructura actual o se aprovecha la migración para ordenarla.
6. Inventario. Un conteo físico justo antes del corte vale más que cualquier cálculo del sistema anterior.

Conviene que alguien de su empresa sea el dueño de cada catálogo: el contador de la contabilidad, el responsable de almacén del inventario, recursos humanos de la plantilla. La migración la ejecuta el integrador; la verdad de los datos la tiene usted.

El mapeo: la parte que más tiempo consume

Mapear significa decidir qué campo del origen va a qué campo del destino. Un cuadro sencillo evita sorpresas:

Este documento es también su mejor protección: si dentro de seis meses alguien pregunta de dónde salió un saldo, la respuesta está escrita.

Estrategia de corte: cuándo y cómo pasar

Hay dos formas de hacer el corte, y la elección depende de su tolerancia al riesgo.

Corte directo. Se cierra el sistema anterior un día y se abre el nuevo al siguiente. Es limpio y barato, pero deja poco margen si algo sale mal. Funciona para organizaciones pequeñas o con pocos módulos.

Corte en paralelo o por etapas. Se pasa primero un módulo, por ejemplo facturación o nómina, y después el siguiente; o se opera un periodo corto en ambos sistemas para comparar resultados. Cuesta más esfuerzo, pero permite detectar diferencias antes de comprometerse.

Reglas que valen en ambos casos:

• Elija bien la fecha. Lo ideal es un inicio de mes o de ejercicio, nunca el cierre fiscal ni la semana de pagos de nómina.
• Congele los cambios. Desde el día del corte hasta la validación, nadie crea clientes, artículos ni cuentas en el sistema viejo.
• Cargue los saldos al final. Los catálogos pueden cargarse con anticipación; los saldos y las existencias se cargan al día del corte.
• No cambie todo a la vez. Si además de migrar quiere rediseñar procesos, el riesgo se multiplica. Lo explicamos en la guía de errores del proyecto ERP.

Para el calendario completo del proyecto, vea la mise en place de CONTPAQi.

Pruebas antes de abrir el sistema

Una migración se prueba varias veces, con datos reales, antes del corte definitivo.

1. Prueba de carga. Cargar en un ambiente de ensayo y revisar totales: número de clientes, saldos por cuenta, existencias.
2. Prueba contable. Que la balanza de comprobación del sistema nuevo coincida con la del anterior al día del corte.
3. Prueba fiscal. Timbrar un CFDI 4.0 de ensayo con datos de un cliente real y confirmar que el proveedor autorizado de certificación responde y que el XML sale bien formado. Los sistemas CONTPAQi se actualizan de forma continua para seguir la normativa fiscal mexicana, incluidos CFDI 4.0, el complemento Carta Porte, la contabilidad electrónica y las declaraciones anuales; aun así, pruebe su configuración concreta, no solo el producto.
4. Prueba de nómina. Calcular una nómina de ensayo y compararla con la última real, empleado por empleado.
5. Prueba de usuarios. Que las personas que van a operar ejecuten sus tareas cotidianas: facturar, cobrar, recibir mercancía, registrar una póliza.

Un resultado puede aparecer “correcto” y ser inútil si nadie lo compara contra el sistema anterior. Escriba qué se compara y quién firma.

Si la contabilidad es el núcleo de su proyecto, revise la contabilidad en CONTPAQi y la guía de contabilidad electrónica; si la facturación, la guía de CFDI en un ERP.

Plan de retorno: lo que se decide antes, no durante

Nadie quiere pensar en deshacer una migración, pero el día que algo falla no hay tiempo para diseñar el regreso. Un plan sensato incluye:

• Respaldo completo e intacto del sistema anterior, verificado (que realmente se pueda restaurar), y guardado fuera del equipo que se va a modificar.
• Un criterio de decisión previo: qué falla obliga a regresar y quién lo decide. Por ejemplo, la imposibilidad de timbrar o una diferencia contable no explicada.
• Un registro de los documentos emitidos en el sistema nuevo desde el corte, para reconstruirlos en el viejo si es necesario.
• Un plazo límite tras el cual el sistema anterior pasa a ser solo consulta, y sale del flujo diario.

Pensar el regreso no es pesimismo: es lo que permite que la dirección autorice el corte con tranquilidad.

Migrar entre versiones de CONTPAQi

Quien ya usa CONTPAQi también migra: de una versión antigua a una vigente, de escritorio a la nube, o de un conjunto de módulos sueltos a uno integrado. Los puntos a vigilar son otros:

• Compatibilidad entre módulos. Contabilidad, facturación y nómina deben estar en versiones que conversen entre sí; actualizar uno y olvidar el otro es un clásico.
• Reportes e integraciones a medida. Lo que se programó para una versión puede dejar de funcionar. Haga inventario de cada conexión, por ejemplo con la tienda en línea o con el banco, y revise las integraciones de CONTPAQi.
• Cambio de esquema. Pasar de escritorio a la nube cambia accesos, respaldos y permisos. Vea CONTPAQi en la nube.
• Respaldo y ensayo. Actualice primero una copia de la empresa, valide con el contador y recién después toque producción.
• Tiempo de la actualización. Fuera de cierres, fuera de la semana de nómina, con alguien de sistemas disponible.

Para elegir hacia qué edición ir, consulte las versiones y ediciones de CONTPAQi.

Errores frecuentes al pasar a CONTPAQi

• Migrar sin limpiar. Los duplicados y los RFC erróneos viajan con usted.
• No fijar el responsable de cada catálogo. Nadie valida y todos suponen que otro lo hizo.
• Subestimar la nómina. Los acumulados del ejercicio son la parte más delicada y la que más se descubre tarde.
• Hacer el corte en un cierre. El equipo contable no puede atender a la vez el cierre y la migración.
• Olvidar la capacitación. Un sistema bien migrado, mal usado, se llena de datos nuevos desordenados. Vea la formación en CONTPAQi.
• No dejar plan de regreso. El primer problema de timbrado se vuelve un paro.
• No documentar el mapeo. Seis meses después nadie sabe de dónde salió un saldo.

Cuándo conviene un integrador

Si su migración es sencilla, por ejemplo de una hoja de Excel a facturación con unos cuantos usuarios, probablemente lo resuelva con su contador y la documentación del editor. En cambio, cuando hay varios módulos, inventarios con costos, nómina con historial, integraciones o más de una razón social, el riesgo está en el mapeo y la limpieza, y ahí un integrador con experiencia en CONTPAQi se paga solo. Sobre cómo escoger, vea cómo elegir un integrador CONTPAQi y la guía general para elegir un integrador ERP.

Si en realidad duda de que CONTPAQi sea el destino correcto, compare antes con las alternativas a CONTPAQi. Y si prefiere que le presentemos a un integrador, así funciona la mise en relación: usted describe su proyecto, nosotros lo ponemos en contacto con un integrador adecuado, y el proyecto lo hace él.

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