Contabilidad electrónica SAT en su ERP: qué debe resolver el sistema

Si su empresa lleva la contabilidad en un ERP, la contabilidad electrónica SAT no es un trámite que se hace aparte con una hoja de cálculo: es un resultado que el sistema debe producir de forma ordenada, mes tras mes. Esta guía explica qué pide la autoridad, qué parte debe resolver el ERP contable, qué suele depender de un módulo o de un prestador externo y qué conviene probar con el integrador antes de firmar.

Qué es la contabilidad electrónica ante el SAT

La obligación consiste en llevar los registros contables por medios electrónicos y en enviar cada mes la información contable al SAT. Su fundamento está en el artículo 28, fracciones III y IV, del Código Fiscal de la Federación, según la página del propio SAT.

La información que se envía periódicamente es de dos tipos:

• el catálogo de cuentas;
• la balanza de comprobación.

Las pólizas y los auxiliares no viajan de forma rutinaria: se entregan únicamente cuando la autoridad los pide. Aun así, su ERP debe conservarlos con el detalle suficiente para generarlos sin reconstruir nada, porque una solicitud llega cuando el contador menos lo espera.

El catálogo de cuentas SAT y el código agrupador

El catálogo de cuentas SAT no es el plan contable que usted diseñó, sino ese plan vinculado al código agrupador que publica la autoridad. Cada cuenta de su empresa se asocia a un código, y esa asociación viaja en el archivo.

Dos reglas del SAT tienen consecuencias directas para el sistema:

1. El catálogo y la balanza deben enviarse como mínimo a dos niveles: cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel. Si su plan contable es más detallado, el ERP debe permitir agregar hasta ese nivel sin perder la apertura interna.
2. El código agrupador se relaciona con el catálogo, no con la balanza. La correspondencia debe vivir en la ficha de cada cuenta.

Qué pedir al ERP

• Un campo de código agrupador en la cuenta contable, con validación contra el listado vigente.
• Un aviso cuando se crea una cuenta nueva sin código asignado.
• La posibilidad de importar el plan contable existente al implantar, en lugar de recapturarlo.
• Un informe que muestre las cuentas sin correspondencia antes del cierre.

Este es el punto donde más se nota la diferencia entre una solución pensada para el mercado mexicano y una localización adaptada tarde. En CONTPAQi la contabilidad electrónica forma parte del producto de origen; en Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite y Microsoft Dynamics 365 Business Central conviene confirmar con el integrador qué parte viene en la localización mexicana, qué se obtiene con un módulo adicional y qué se desarrolla a la medida.

La balanza de comprobación mensual

La balanza de comprobación resume saldos y movimientos por cuenta del periodo. El SAT es claro en un punto que sorprende a muchas pymes: debe enviarse cada mes aunque no haya habido movimientos.

Para las personas morales existe además la balanza de cierre del ejercicio, que se envía a más tardar el 20 de abril del año siguiente al ejercicio.

Una balanza que no cuadra con la contabilidad es el síntoma típico de asientos fuera de periodo o de movimientos capturados directamente en cuentas bloqueadas. Un buen ERP bloquea el periodo cerrado y evita que una póliza tardía modifique lo ya enviado.

Generación del archivo y envío por Buzón Tributario

Los archivos se envían comprimidos en ZIP y con una nomenclatura fijada por el SAT, compuesta por el RFC, el ejercicio, el periodo, la clave del documento y la extensión. El envío se hace por el Buzón Tributario con una e.firma vigente. En el portal, se elige el motivo del envío (mensual, fiscalización, devolución u otros) y se confirma la transmisión.

Aquí hay tres modelos habituales de reparto de tareas:

• El ERP genera y usted envía. El sistema produce los XML ya comprimidos con el nombre correcto; el contador los sube al portal con la e.firma. Es el modelo más común y el más seguro desde el punto de vista del control de la firma.
• Un módulo o un prestador externo envía. Útil si la empresa tiene muchas razones sociales; exige decidir quién custodia la e.firma.
• Despacho contable externo. El ERP exporta la balanza y el despacho prepara el envío. Funciona si el formato de exportación es el que el despacho espera.

Sea cual sea el modelo, la e.firma es un secreto de la empresa. Pregunte al integrador cómo se resguarda y quién tiene acceso, y revise el aviso de privacidad correspondiente si un tercero maneja datos de empleados.

La contabilidad no vive sola: CFDI, IVA y DIOT

La contabilidad electrónica solo es confiable si lo que entra a la contabilidad coincide con lo timbrado. Por eso el ERP debe unir tres mundos: la facturación, la contabilidad y las declaraciones.

• CFDI 4.0. La versión 4.0 del Anexo 20 es la única válida para emitir facturas electrónicas desde abril de 2023. Exige datos del receptor (RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal) y el campo «Objeto del impuesto». La guía sobre CFDI en el ERP detalla el flujo completo.
• Complemento de pagos. Cuando la contraprestación no se paga en una sola exhibición, o el pago llega después de emitir la factura, se incorpora el complemento de recepción de pagos. El ERP debe generarlo desde la cobranza, no desde un proceso separado.
• IVA y DIOT. Las obligaciones de IVA incluyen llevar contabilidad, emitir CFDI y presentar las declaraciones mensuales y la DIOT, que informa al SAT de pagos, retenciones, acreditamientos y traslados de IVA con proveedores. Si el ERP asigna bien la tasa y el tipo de operación en cada compra, la DIOT sale casi sola; si no, se arma a mano en un Excel.
• Conservación. El artículo 30 del CFF obliga a conservar la contabilidad y la documentación fiscal durante cinco años contados desde la presentación de las declaraciones respectivas. Esto afecta a la estrategia de archivado y a los costos de almacenamiento de un ERP en la nube.

Para un panorama más amplio de las obligaciones, consulte obligaciones legales y ERP y la guía de factura electrónica en el ERP.

La nómina CFDI y su contabilización

La nómina es el segundo gran generador de asientos y de riesgo fiscal. Emitir un CFDI de nómina es obligación de quien paga sueldos o ingresos asimilados, con el complemento de recibo de nómina (versión 1.2 en la guía de llenado del SAT). El SAT señala que ese CFDI puede servir como constancia de pago en los términos de la Ley Federal del Trabajo.

Qué debe resolver el sistema, o su módulo de nómina:

• Validar el RFC de cada trabajador antes del timbrado; el SAT ofrece una herramienta de consulta para ello.
• Generar las pólizas de nómina con las cuentas correctas: sueldos, retenciones y cuotas obrero-patronales.
• Conciliar lo timbrado con lo contabilizado, con un informe de diferencias.
• Manejar las altas y bajas del IMSS: el patrón puede inscribir al trabajador el día hábil anterior al inicio de la relación laboral, y debe avisar la baja dentro de los cinco días hábiles siguientes al término de la relación; sin ese aviso sigue obligado a pagar las cuotas.
• Determinar las cuotas obrero-patronales: con cinco o más trabajadores, el patrón usa el programa informático autorizado por el IMSS; con menos, puede usar la cédula de determinación.

Para las empresas de construcción, los registros por obra (listas de raya, tarjetas de control de pagos y recibos individuales) se conservan cinco años, lo que pesa en el diseño del módulo de nómina; vea ERP para construcción.

Para anular un CFDI de nómina no se requiere aceptación del receptor, lo que simplifica las correcciones, pero el ERP debe registrar el motivo de cancelación y el UUID sustituto cuando corresponda (motivo 01).

Qué puede resolver el ERP y qué requiere un módulo o prestador

Qué probar con el integrador antes de firmar

Pida una demostración con sus datos, no con una empresa de ejemplo, y verifique estos puntos:

1. Importación de su plan de cuentas actual y asignación del código agrupador.
2. Generación de la balanza de un mes con movimientos y de un mes sin ellos.
3. Nombre del archivo ZIP conforme a la nomenclatura del SAT.
4. Bloqueo de periodos cerrados y trazabilidad de cada póliza hasta su CFDI.
5. Flujo completo de nómina: timbrado, póliza, conciliación y cancelación.
6. Conservación de la documentación durante el plazo legal.
7. Quién resuelve los cambios de formato cuando el SAT los actualiza, y con qué plazo contractual.

Si usted aún no ha definido su alcance, empiece por el pliego de requisitos del ERP y por la guía para elegir un integrador. Integrador ERP no es partner de ningún fabricante: le conecta con un integrador adecuado a su proyecto, y es ese integrador quien realiza la implantación.

Errores frecuentes en pymes mexicanas

• Plan de cuentas heredado sin código agrupador. Se descubre el día del primer envío y obliga a corregir meses de saldos.
• Cuentas auxiliares abiertas por el contador sin avisar al sistema. Aparecen en la balanza pero no en el catálogo.
• Nómina en un sistema y contabilidad en otro, sin interfaz. Cada quincena exige recaptura.
• e.firma en la computadora de una sola persona. Una renuncia o un equipo descompuesto detiene el envío.
• Migración sin conservar el histórico. Al cambiar de ERP, el detalle de años anteriores sigue siendo exigible; véase la guía de migración de ERP.

Cómo avanzar

Defina primero quién envía, quién custodia la e.firma y qué pasa con nómina. Después compare productos con esa lista, no al revés. Si su proyecto está en el Valle de México, en el norte industrial o en el Bajío, el integrador debe conocer la práctica contable de su región; vea, por ejemplo, Nuevo León o Ciudad de México. Para empezar, consulte cómo funciona la puesta en contacto.

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