Obligaciones legales que su ERP debe cubrir en México

Las obligaciones legales de un ERP en México se resumen en una exigencia práctica: el sistema debe producir, sin hojas de cálculo paralelas, lo que el SAT, el IMSS y la normativa de datos personales piden a su empresa. Un ERP que no cubre esto no ahorra trabajo; lo traslada al contador, que termina corrigiendo a mano lo que el software debió resolver.

Esta guía recorre cada obligación, explica qué dice la regla, qué debe hacer el sistema y qué conviene comprobar con el editor y con el integrador. Es una guía de conformidad para dirigentes, responsables de finanzas y de sistemas de pymes y empresas medianas; no sustituye el criterio de su contador ni el de un asesor jurídico.

Por qué la conformidad legal pesa tanto al elegir un ERP

En otros países, el cumplimiento se resuelve con un módulo contable bien parametrizado. En México es más exigente porque la factura, la nómina y la contabilidad dialogan con el SAT de forma electrónica y bajo formatos técnicos que cambian con las reglas fiscales. Un error de configuración no se descubre en una auditoría lejana: aparece en un CFDI rechazado, en una cancelación que no procede o en un envío mensual que no se acepta.

Por eso, al comparar soluciones como Odoo, SAP Business One o CONTPAQi, la pregunta no es solo cuántas funciones tienen, sino cuánto de la localización mexicana viene incluido, quién la mantiene y qué pasa el día en que el SAT publica una nueva versión.

Mapa de obligaciones: qué debe hacer el ERP y ante quién

El siguiente cuadro resume las obligaciones tratadas en esta guía. Cada fila se desarrolla más abajo.

Facturación: CFDI 4.0 y sus complementos

La versión vigente y su fundamento

La versión 4.0 del CFDI, definida en el Anexo 20, entró en vigor el 1 de enero de 2022, con un periodo de convivencia con la versión anterior que terminó el 31 de marzo de 2023. Desde abril de 2023 es la única versión válida para emitir una factura electrónica. El Anexo 20 es el estándar técnico que fija la estructura, la forma y la sintaxis de los comprobantes fiscales digitales por Internet, y el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación establece los requisitos que deben contener.

Lo que debe hacer el ERP: generar el comprobante conforme a ese estándar, enviarlo a un proveedor autorizado de certificación (PAC) para el timbrado y guardar el XML junto con la representación impresa. Si su proveedor ya trabaja con un PAC, pregunte si puede cambiar de PAC sin reprogramar.

Datos del receptor y objeto del impuesto

En CFDI 4.0, el emisor debe capturar cuatro datos del destinatario: el RFC, el nombre o razón social, el régimen fiscal del receptor y el código postal de su domicilio fiscal. El campo del nombre es obligatorio. Además, aparece el campo «Objeto del impuesto», que indica si la operación está sujeta a impuesto, y la versión 4.0 no admite números negativos en sus datos.

Lo que debe hacer el ERP: validar estos datos en la ficha del cliente y no en el momento de facturar, tratar los descuentos y las notas de crédito sin cantidades negativas y asignar el objeto del impuesto por línea. Qué verificar: pida al integrador que muestre una factura con descuento, una con varias tasas y una nota de crédito, con el XML resultante.

Cancelación: cuatro motivos y un proceso con plazos

La cancelación de un CFDI exige elegir uno de cuatro motivos del SAT: comprobante emitido con errores con relación, emitido con errores sin relación, operación que no se llevó a cabo, u operación nominativa relacionada con una factura global. Con el motivo de errores con relación, hay que indicar el folio fiscal (UUID) del comprobante que sustituye al cancelado.

Para muchas cancelaciones interviene el receptor. Tiene tres días hábiles, a partir del día siguiente a la recepción de la solicitud, para aceptar o rechazar, y la solicitud le llega a su Buzón Tributario. Según la página del SAT, el silencio ante la primera solicitud equivale a aceptación tácita; en las solicitudes posteriores, la cancelación solo procede si el receptor la acepta. Algunos CFDI se cancelan sin aceptación: las facturas de 1 000 MXN o menos, los CFDI de nómina y de traslado, las operaciones con el público en general, las cancelaciones dentro de las 24 horas y las retenciones.

Lo que debe hacer el ERP: ofrecer el motivo como campo obligatorio, vincular la factura sustituta, mostrar el estado de la solicitud y alertar al equipo de cobranza cuando hay una cancelación pendiente de respuesta.

Complemento de recepción de pagos

El complemento de pagos debe incorporarse a un CFDI cuando la contraprestación no se paga en una sola exhibición o cuando el pago se realiza después de emitir la factura. La versión 2.0 es obligatoria desde el 1 de abril de 2023, tras una convivencia con la versión 1.0 que fue del 1 de enero de 2022 al 31 de marzo de 2023. Un CFDI con complemento de pagos con errores puede cancelarse si se sustituye por otro con datos correctos, a más tardar el último día del ejercicio fiscal en que se emitió.

Lo que debe hacer el ERP: generar el complemento al conciliar el cobro con la factura, incluso cuando un pago cubre varias facturas o una factura se paga en parcialidades. Qué verificar: que la conciliación bancaria y el complemento estén en el mismo flujo; si son dos pasos manuales, habrá olvidos.

Carta Porte

Quien transporta bienes o mercancías dentro del territorio nacional debe emitir el complemento Carta Porte. Desde el 17 de julio de 2024, solo es válida la emisión del CFDI versión 4.0 con la versión 3.1 del complemento. Cuando el contribuyente actúa como intermediario o agente de transporte, emite un CFDI de tipo Traslado con los campos Subtotal y Total en cero.

Si su empresa mueve mercancía con flota propia o contratada, revise también la guía de ERP para logística y exija una demostración que parta de un pedido real hasta el complemento timbrado. El detalle de la factura electrónica en el ERP está en la guía de CFDI 4.0 en el ERP y, en términos más generales, en ERP y factura electrónica.

IVA, ISR y DIOT: lo que el ERP debe entregar al contador

La Ley del IVA aplica la tasa del 16 % a la venta de bienes, a los servicios independientes, a las importaciones y al uso o goce temporal de bienes, y la tasa del 0 % en los casos del artículo 2-A, entre ellos la exportación. La diferencia importa para la contabilidad: las actividades exentas no permiten acreditar ni solicitar la devolución del IVA pagado a proveedores, mientras que las gravadas al 16 % o al 0 % sí.

Entre las obligaciones en materia de IVA figuran llevar contabilidad, emitir CFDI por las operaciones y retenciones, y presentar las declaraciones mensuales y la DIOT. La DIOT es la declaración mensual con la que el contribuyente informa al SAT los pagos, retenciones, acreditamientos y traslados de IVA ligados a sus operaciones con proveedores.

En cuanto al ISR, la ficha del SAT indica que las personas morales aplican una tasa del 30 % y las personas físicas tasas variables del 1,92 % al 35 % según su ingreso gravable. Es un impuesto anual, pero los pagos provisionales mensuales se presentan a más tardar el día 17 del mes siguiente. La misma ficha menciona que las personas morales con ingresos anuales de hasta 5 000 000 MXN pueden optar por el régimen de Sociedades por Acciones Simplificadas, y las constituidas por personas físicas con ingresos de hasta 35 000 000 MXN por el Régimen Simplificado de Confianza.

Lo que debe hacer el ERP:

• Distinguir por producto y por cliente la tasa del 16 %, la tasa del 0 % y la operación exenta.
• Separar el IVA acreditable del no acreditable desde el registro de la compra.
• Generar la información de la DIOT a partir de los pagos a proveedores, sin recaptura.
• Cuadrar el IVA contable con el IVA de los CFDI emitidos y recibidos.
• Dar bases fiables para el pago provisional del día 17, sin cierres improvisados.

Qué verificar: que el reporte de IVA concilie con la contabilidad antes de presentar, y que el régimen fiscal de su empresa esté contemplado en el flujo de cálculo.

Contabilidad electrónica: lo que se envía al SAT cada mes

La contabilidad electrónica obliga a llevar los registros por medios electrónicos y a enviar mensualmente la información contable al SAT: el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación. Las pólizas y los auxiliares se entregan solo cuando la autoridad los solicita. El fundamento legal es el artículo 28, fracciones III y IV, del Código Fiscal de la Federación.

Las reglas técnicas que el ERP debe respetar son concretas:

• Los archivos se envían comprimidos en ZIP, por el Buzón Tributario, con e.firma vigente.
• El catálogo y la balanza se entregan, como mínimo, a dos niveles: cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel.
• El catálogo se vincula al código agrupador del SAT; ese código no se asocia a la balanza.
• La balanza se envía cada mes, incluso si no hubo movimientos.
• Para las personas morales, la balanza de cierre del ejercicio se envía a más tardar el 20 de abril del año siguiente.
• Los archivos siguen una nomenclatura fija: RFC, ejercicio, periodo, clave del documento y extensión.

En el portal del SAT, el envío se hace eligiendo un motivo (mensual, fiscalización, devolución, entre otros) y confirmando la transmisión por el Buzón Tributario.

Lo que debe hacer el ERP: mantener el código agrupador en el plan de cuentas, generar los archivos con la nomenclatura correcta y bloquear periodos cerrados para que la balanza enviada no cambie. Qué verificar: que el integrador cargue su plan de cuentas real con el código agrupador y produzca los ZIP de prueba antes del arranque. La guía de contabilidad electrónica en el ERP detalla cada paso.

Conservación de la contabilidad y de los comprobantes

El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación impone conservar la contabilidad y la documentación fiscal durante cinco años, contados desde la fecha de presentación de las declaraciones correspondientes. En operaciones con efectos prolongados, el plazo corre desde la declaración del ejercicio que refleja el último efecto.

Lo que debe hacer el ERP: guardar los XML timbrados, vinculados a la operación que los originó, y permitir recuperarlos por UUID, RFC o periodo. Qué verificar: dónde se alojan los archivos, quién tiene acceso, cómo se respaldan y qué ocurre con ellos si cambia de ERP; esto último se aborda en la guía de migración de ERP.

Si trabaja en construcción, recuerde que el empleador debe conservar durante cinco años los registros por obra (listas de raya, tarjetas de control de pagos y recibos individuales). El ERP debería permitir ese corte por obra desde la nómina.

Nómina y seguridad social: CFDI de nómina e IMSS

CFDI de nómina

Emitir el CFDI de nómina es obligación de quien, en una actividad económica, paga salarios o ingresos asimilados, con base en el artículo 27 de la Ley del ISR, el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación y las reglas 2.7.5.1 a 2.7.5.3 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Ese CFDI debe incorporar el complemento de recibo de pago de nómina, en su versión 1.2 según la guía de llenado del SAT, y puede servir como constancia de pago en los términos de la Ley Federal del Trabajo. El SAT ofrece además una aplicación de consulta del RFC para comprobar que los de sus trabajadores sean correctos antes de timbrar.

Lo que debe hacer el ERP: calcular percepciones y deducciones, timbrar los recibos por lote y validar el RFC de cada trabajador al darlo de alta. Qué verificar: si la nómina viene en el ERP o se conecta con un módulo externo. En ese caso, la contabilización debe ser automática; de lo contrario, la póliza de nómina se vuelve captura manual.

IMSS: altas, bajas y cuotas

Según la Ley del Seguro Social (artículo 15), toda persona física o moral debe inscribirse en el IMSS como patrón desde que utiliza los servicios de uno o varios trabajadores. El patrón puede dar de alta a un trabajador el día hábil anterior al inicio de la relación laboral, y los derechos se cuentan desde la fecha de inicio indicada en el aviso. Para las bajas, el plazo es de 5 días hábiles a partir del día siguiente al fin de la relación; sin el aviso, el patrón sigue obligado a pagar cuotas.

Las cuotas obrero-patronales se determinan con el programa informático autorizado por el IMSS cuando el patrón tiene 5 trabajadores o más; por debajo de ese número puede usar la cédula de determinación que ofrece el instituto. El pago se hace en las unidades del IMSS, entidades receptoras u oficinas autorizadas, con efectivo, cheque certificado, transferencia, tarjeta de crédito o débito, o notas de crédito. El patrón puede solicitar prórroga para créditos de cuotas, con pago en parcialidades que no excede de 48 meses, y no se concede prórroga para las cuotas retenidas a los trabajadores.

Lo que debe hacer el ERP: registrar fechas de alta y baja con alertas, conservar el salario base de cotización y exportar la información al programa autorizado del IMSS o integrarse con él. El ERP no sustituye ese programa; lo alimenta.

Datos personales: aviso de privacidad y derechos ARCO

La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025, y la autoridad competente es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno. Un ERP guarda datos de clientes, proveedores y, sobre todo, empleados, de modo que esta ley le atañe directamente.

El aviso de privacidad debe señalar la identidad y el domicilio del responsable, los datos tratados (incluidos los sensibles), las finalidades, las opciones para limitar el uso y los medios para ejercer los derechos ARCO: acceso, rectificación, cancelación y oposición. El tratamiento de datos sensibles requiere consentimiento expreso y por escrito del titular, otorgado con firma o mecanismo de autenticación. Las sanciones van del apercibimiento a multas de 100 a 160 000 UMA, o de 200 a 320 000 UMA según la infracción, y pueden duplicarse cuando se trata de datos sensibles.

Lo que debe hacer el ERP:

• Controlar quién accede a la información de nómina, salud o sindicales.
• Registrar los accesos y las modificaciones.
• Facilitar la localización, la corrección y la eliminación de datos de una persona cuando ejerza sus derechos.
• Permitir que el aviso de privacidad se asocie a los formularios y portales donde se capturan datos.

Qué verificar con el proveedor: dónde se alojan los datos si el ERP es en la nube, quién los administra y qué cláusulas de confidencialidad firma el integrador. Si está evaluando esa modalidad, consulte la guía de ERP en la nube o local.

Operaciones con público en general y puntos de venta

Si su negocio vende al mostrador, el ERP o el punto de venta conectado debe emitir CFDI a quien lo solicite y gestionar las operaciones con el público en general, que el esquema de cancelación del SAT trata aparte. Los hechos disponibles en esta guía no incluyen requisitos específicos para cajas registradoras; por eso, confirme con su contador el tratamiento fiscal de sus ventas de mostrador y exija que el sistema lo refleje, incluida la facturación posterior de tickets.

Qué pedir al editor y al integrador

La conformidad se prueba antes de firmar, no después. Esta lista sirve como anexo del pliego de requisitos; para armarlo, apóyese en la guía del pliego de requisitos de un ERP.

1. Localización mexicana: que figure por escrito qué incluye el producto (CFDI 4.0, complementos, contabilidad electrónica, nómina) y qué es un desarrollo adicional.
2. Actualizaciones: quién actualiza la localización cuando el SAT cambia un formato y en qué plazo, y si está incluido en la suscripción o en el mantenimiento.
3. Pruebas con datos reales: facturas con descuento, anticipos, pagos parciales, cancelaciones con sustitución y una Carta Porte si aplica.
4. Contabilidad electrónica: generación del catálogo con código agrupador, la balanza mensual y los archivos ZIP de prueba.
5. Nómina: si es nativa o de un tercero, y cómo se contabiliza.
6. Archivo: dónde se guardan los XML, por cuánto tiempo y cómo se exportan.
7. Datos personales: perfiles de acceso, registro de actividad y alojamiento.
8. Responsabilidades: reparto escrito entre editor, integrador y contador; ante el SAT, la responsabilidad es de su empresa.

Para elegir al interlocutor que hará estas pruebas, consulte la guía para elegir un integrador de ERP. Nuestro servicio, descrito en cómo funciona, es gratuito: le ponemos en contacto con un integrador certificado que ya trabaje con su tipo de proyecto, y es él quien ejecuta el proyecto.

Diferencias entre soluciones: qué esperar

No hay una respuesta única, porque la cobertura depende de la versión, de la modalidad y del integrador. Algunas pautas generales:

• CONTPAQi nació en México y su oferta gira en torno a contabilidad, nómina y facturación; en una pyme muy centrada en lo fiscal, suele ser el punto de partida de la comparación, y conviene evaluar hasta dónde llega en operaciones como inventarios o producción.
• Odoo es modular y abierto; la localización mexicana existe, pero verifique con el integrador cuáles módulos fiscales se usan y quién los mantiene.
• SAP Business One y Oracle NetSuite se dirigen a empresas con operaciones más complejas; en ambos casos pida la demostración de CFDI 4.0, complementos y contabilidad electrónica con su propio plan de cuentas.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central se ofrece mediante integradores; confirme cómo se resuelve la localización mexicana y el timbrado con su PAC.

Las comparativas de la sección de mejor ERP para pymes amplían estos criterios.

Conclusión

Para un ERP, cumplir en México es un conjunto de resultados verificables: un CFDI aceptado, una balanza enviada, un recibo de nómina timbrado, una cuota calculada y un aviso de privacidad coherente con lo que el sistema guarda. Pida demostraciones de esos resultados, exija el reparto de responsabilidades por escrito y involucre a su contador desde el pliego de requisitos. Si desea que un integrador revise su caso con estas exigencias, puede solicitarlo sin costo a través de nuestro servicio de contacto.

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