CONTPAQi en México: localización, CFDI 4.0 y obligaciones del SAT

Si busca información sobre CONTPAQi en México, la primera aclaración es sencilla: no se trata de un ERP extranjero que haya que adaptar al país, sino de un fabricante nacional cuyo producto nació para las reglas del SAT. Eso no significa que todo venga resuelto en cualquier edición. La localización de CONTPAQi es amplia, pero la conformidad fiscal de su empresa depende de los módulos que contrate, de la versión instalada y de cómo los configure su integrador.

Esta página explica qué se puede afirmar con fuentes públicas, qué conviene confirmar caso por caso y qué preguntas hacer antes de firmar.

Presencia del fabricante y de su red en el país

CONTPAQi se presenta como una casa de software mexicana de contabilidad, gestión y facturación electrónica para pymes, disponible en escritorio, en la nube o en ambas modalidades, con licencia anual. Su sitio menciona más de 42 años de experiencia y 1,2 millones de empresas usuarias, cifras que son declaraciones del propio fabricante y no una auditoría independiente. También afirma ser la primera casa de software autorizada como PAC en el país.

Otros elementos que el fabricante muestra públicamente:

• Autorización del SAT como PAC (proveedor de certificación de CFDI) y como PCRDD (proveedor de certificación de recepción de documentos digitales).
• Certificación ISO 27001 en seguridad de la información.
• Las menciones «Hecho en México» y Great Place to Work, esta última con 14 certificaciones consecutivas.

En la práctica, quien le implementa el sistema no es el fabricante sino un distribuidor autorizado. CONTPAQi vende y acompaña a través de una red de distribuidores en todo el territorio nacional. Su programa promete rentabilidad, formación y certificaciones, soporte prioritario y herramientas de venta; para sumarse se pide perfil contable, de sistemas, informático o de consultoría, y estar dado de alta en el SAT si la actividad ya existe. Para usted, la consecuencia es concreta: la calidad del proyecto depende mucho de quién lo ejecuta. Lo detallamos en la guía para elegir un integrador de CONTPAQi y en la de cómo elegir un integrador ERP.

Qué significa «localización» en el caso mexicano

En un ERP internacional, la localización es un paquete que se añade: plan de cuentas, impuestos, formatos legales, idioma. En CONTPAQi esa capa es el punto de partida. Aun así, vale la pena revisar cada elemento:

El IVA merece una nota. Las actividades gravadas al 16 % o al 0 % dan derecho a acreditar o pedir devolución, mientras que las exentas no. Si su empresa mezcla ambos tipos de operación, pida que el integrador le muestre cómo el sistema separa los montos, porque de ahí sale la declaración mensual y la DIOT.

Cobertura de cada obligación: lo que sabemos y lo que se confirma

El siguiente cuadro resume las obligaciones principales. La columna de la derecha distingue lo que el fabricante declara públicamente de lo que no podemos afirmar y debe validar su integrador sobre la edición y versión exactas.

Dicho de otro modo: no afirmamos que un módulo concreto cubra una obligación si el fabricante no lo publica. Esa validación pertenece a la fase de selección.

CFDI 4.0: datos del receptor y objeto del impuesto

El Anexo 20 es el estándar técnico que fija la estructura y la sintaxis de los comprobantes fiscales digitales. La versión 4.0 entró en vigor el 1 de enero de 2022, convivió con la anterior hasta el 31 de marzo de 2023 y desde abril de 2023 es la única válida para facturar.

Lo que más afecta a la operación diaria:

• Del receptor hay que registrar cuatro datos: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y código postal del domicilio fiscal. El nombre es obligatorio.
• Aparece el campo «Objeto del impuesto», que indica si la operación está sujeta a impuesto.
• La versión 4.0 no admite números negativos en sus datos, lo que cambia la forma de registrar descuentos y ajustes.

Antes de firmar, haga timbrar facturas de prueba con sus clientes reales, incluidos los que tienen un régimen poco común. Los rechazos casi siempre vienen de datos del catálogo de clientes mal capturados, no del software. Una limpieza previa del catálogo evita sorpresas el primer día. Encontrará más contexto en nuestra guía sobre CFDI 4.0 en un ERP.

Cancelación y complemento de pagos

La cancelación de un CFDI se hace con uno de cuatro motivos: 01 (con errores, con relación), 02 (con errores, sin relación), 03 (la operación no se realizó) y 04 (operación nominativa relacionada con una factura global). En el motivo 01 hay que indicar el folio fiscal (UUID) del comprobante que sustituye al cancelado.

El receptor tiene tres días hábiles, contados desde el día siguiente a la recepción de la solicitud, para aceptar o rechazar, y se le notifica por su Buzón Tributario. Según el SAT, en la primera solicitud el silencio equivale a aceptación tácita. Algunos CFDI se cancelan sin aceptación: los de 1 000 MXN o menos, los de nómina, los de traslado, las operaciones con público en general, las canceladas dentro de las primeras 24 horas y las retenciones.

De lo publicado por CONTPAQi, Comercial Premium incluye la cancelación con aceptación y los addendas sin costo adicional, conforme a las disposiciones del SAT. Si su empresa usa otra edición, pregunte expresamente cómo se gestiona la solicitud y dónde se consulta la respuesta del cliente.

El complemento de recepción de pagos debe incorporarse cuando la contraprestación no se paga en una sola exhibición o cuando el pago se hace después de emitir la factura. La versión 2.0 es obligatoria desde el 1 de abril de 2023. Un CFDI con complemento de pagos con errores puede cancelarse si se sustituye por otro correcto, a más tardar el último día del ejercicio en que se emitió. Si su cobranza es mayormente a crédito, esta es una de las pruebas más reveladoras de cualquier sistema.

Carta Porte, solo si transporta mercancías

Las personas físicas y morales que trasladan bienes o mercancías por el territorio nacional deben emitir el complemento Carta Porte. Desde el 17 de julio de 2024 solo es válido el CFDI 4.0 con la versión 3.1 del complemento. Quien actúa como intermediario o agente de transporte emite un CFDI de tipo Traslado con subtotal y total en cero.

Si usted es distribuidor, fabricante con flota propia o prestador logístico, incluya este punto en su lista. Si no mueve mercancía, no le aplica. Para sectores con transporte, vea ERP para logística y ERP para distribución.

Contabilidad electrónica: lo que debe producir el sistema

La contabilidad electrónica obliga a llevar los registros de forma electrónica y a enviar cada mes al SAT el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación. Las pólizas y los auxiliares solo se entregan cuando la autoridad los solicita. El fundamento está en el artículo 28, fracciones III y IV, del Código Fiscal de la Federación.

Puntos operativos que debe poder cumplir el sistema o el proceso:

1. El catálogo de cuentas y la balanza se envían al menos a dos niveles: cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel.
2. El catálogo se vincula al código agrupador del SAT; ese código no se asocia a la balanza.
3. La balanza se envía cada mes, aunque no haya movimientos.
4. Para personas morales, la balanza de cierre del ejercicio se envía a más tardar el 20 de abril del año siguiente.
5. Los archivos van comprimidos en ZIP, con nomenclatura fijada por el SAT (RFC, ejercicio, periodo, clave del documento y extensión).
6. El envío se hace por el Buzón Tributario, con e.firma vigente, eligiendo el motivo de envío.

La pregunta para el integrador no es «¿cumple?» sino «¿puede mostrarme un envío completo de un mes real, con su acuse?». Detalles de la parte contable en contabilidad y finanzas con CONTPAQi y en nuestra guía de contabilidad electrónica en un ERP.

El ISR y el IVA se calculan sobre esa misma base. Las personas morales tributan al 30 %; los pagos provisionales se presentan a más tardar el día 17 del mes siguiente. Las obligaciones de IVA incluyen llevar contabilidad, emitir CFDI y presentar la declaración mensual y la DIOT. También hay que conservar la contabilidad y la documentación fiscal durante cinco años según el artículo 30 del CFF; planee el archivo y las copias de seguridad en consecuencia.

Nómina: CFDI de nómina e IMSS

Quien paga sueldos o ingresos asimilados debe emitir un CFDI de nómina con el complemento de recibo de nómina (versión 1.2 en la guía de llenado del SAT). Ese CFDI puede servir como constancia de pago en los términos de la Ley Federal del Trabajo. Antes de timbrar, el SAT ofrece una aplicación para validar que los RFC de los trabajadores estén correctos y registrados.

La nómina también toca al IMSS. El patrón debe inscribirse como tal, dar de alta a sus trabajadores y comunicar la baja dentro de 5 días hábiles desde el día siguiente a la terminación de la relación laboral. Para determinar las cuotas obrero-patronales usa el programa autorizado por el IMSS si tiene 5 trabajadores o más. Aquí la pregunta clave es si el sistema de nómina que le proponen genera solo el timbrado o también apoya el cálculo y los movimientos ante el IMSS, o si eso se hace en otra herramienta. Más en nómina y RR. HH. con CONTPAQi.

Protección de datos personales

La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares fue publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025, y la autoridad competente es la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno. Si su ERP guarda datos de empleados y clientes, su aviso de privacidad debe indicar quién es el responsable, qué datos se tratan, para qué finalidades y cómo ejercer los derechos ARCO. Los datos sensibles requieren consentimiento expreso y por escrito, y las sanciones pueden duplicarse en ese caso. En nómina esto importa más de lo que parece. Revise con el integrador quién accede a qué información y dónde se aloja; la opción de alojamiento en la nube debe quedar bien definida por contrato.

Qué es nativo y qué requiere extensión o un socio

Para ordenar la conversación con el distribuidor, use esta lectura:

• Probablemente nativo: emisión de CFDI, catálogos fiscales del SAT, IVA, estructura contable alineada con el código agrupador.
• A confirmar por módulo o edición: cancelación con aceptación, complemento de pagos, Carta Porte, contabilidad electrónica, DIOT, nómina con IMSS.
• Normalmente vía integración o desarrollo: conexión con su tienda en línea, su CRM, sus bancos o su sistema de producción. Vea integraciones y desarrollo a la medida.

Si su necesidad rebasa la gestión de una pyme (varias entidades, procesos productivos complejos, operación multipaís), compare con otras opciones en alternativas a CONTPAQi o en el comparativo del mejor ERP para pymes.

Lista de verificación antes de firmar

1. Pida la lista escrita de obligaciones cubiertas por módulo, con la versión exacta.
2. Solicite una demostración con sus datos: una factura con pago diferido, una cancelación con relación, un recibo de nómina y una balanza mensual.
3. Confirme cómo se actualiza el sistema cuando el SAT cambia un catálogo o un complemento y quién se hace cargo.
4. Defina la modalidad: escritorio, nube o mixta, y su efecto en copias de seguridad y accesos.
5. Aclare el alcance del soporte posterior a la puesta en marcha; véase soporte y mantenimiento.
6. Pida el plan del proyecto con sus fases, responsables y entregables. Nuestra guía de implantación de un ERP puede servirle como referencia.

Para los costos, no hay una cifra universal: dependen de módulos, usuarios y servicios. La página de precios de CONTPAQi explica qué conceptos entran en un presupuesto.

Cómo ayudamos

No somos distribuidores ni estamos afiliados a ningún fabricante. Nuestro servicio es gratuito: usted describe su empresa y su proyecto, y le presentamos a un integrador que encaje con su caso. El proceso se explica en cómo funciona. Si todavía compara fabricantes, empiece por la guía para elegir un ERP.

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